Workshop Work Break Down Structure

-WBS ini membahas terkait adaptasi dalam pengelolaan kepanitiaan

  • memulai sebuah kepanitiaan:
  1. punya ide yang sangat beragam,
  2. apa yang harus dilakukan,
  3. ketika yang akan dilakukan sudah terstructure maka kita bisa melaksanakan. Saat di proses pelaksanaan ada yg berhasil atau tidak,
  4. kemudian selesai.
  • ide harus visible/bisa dikerjakan/bisa dieksekusi. Salah satunya dengan metode WBS
  • cara agal ide bisa sesuai dengan hasil
    TRIPLE CONSTRAINT
  1. Scope/cakupan (luasan penugasan dan apa yang harus dilakukan). Terkait list apa yg harus dilakukan.
  2. Schedule: waktu. Limited time yang dimiliki sehingga harus dimanfaatkan sebaik mungkin, harus ideal dan realistis.
  3. Budget. Bagaimana keterbatasan budget untuk memenuhi scope. Harus mampu mengelola budget.
    Tantangan
  4. Resiko. Jika mengalami penolakan atas pengajuan ide atau suatu acara maka harus siap menghadapi resiko tersebut. Siapkan rencana lain, atau mengajukan di lain waktu dengan perbaikan atau penambahan konsep.(mental pejuang)
  5. Resources. Essensive resources. Dipertimbangkan kebutuhan resources yang diperlukan agar tidak mubadzir/tdk efektif
  6. Kualitas. Cepat berkualitas konsepnya mahal. Dengan WBS mendukung tujuan utama proyek yg direncanakan, tidak melewati timeline yg direncanakan,

Yang pasti sering terjadi dalam kepanitiaan:

  1. Panitia yg susah diajak kerja. Penyebab: tdk tau harus ngapain, tdk yakin dgn planning pimpinan
  2. Konsep acara ditolak trs dgn lembaga. Konsep acara ditolak dengan sebab kurangnya struktur/kejelasan konsep tersebut. Karena jika konsep tdk ada dan hanya modal ngobrol maka tdk bisa meyakinkan pihak lain. Jika lebih matang, kuat, dan terstruktur maka lebih terjual
  3. Pusing bagi waktu. Terkait dengan schedule
  4. Konsep acara berubah karena kurang dana.

Cara mengatasi (scope)

  1. Menyusun tema dan konsep dengan jelas sehingga bisa dieksekusi
  2. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
  3. Membuat gantt chart/time table dengan posisi kegiatan
  4. Menyiapkan plan A dan B.

-WBS menscope proyek secara jelas sesuai dengan tujuan utama yg ingin dicapai.
-Dapat dilakukan pengecekan terkait biaya, output, hasil.
-Dengan WBS pimpinan mampu meyakinkan anggota maupun lembaga karena tahu apa yang akan dilakukan dan bagaimana konsep serta rincian suatu acara.

Dalam WBS dilakukan pengelompokkan jadi divisi2 bidang masing2
-ruang lingkup divisi tersebut
-rundown
-pemateri
-durasi

Contoh menyelenggarakan suatu festival:
-terdapat level masing2 yang dilaksanakan secara urut
0= posisi tujuan kegiatan keseluruhan (korlak)
2,3,4… = kadiv (urutan kegiatan)

  1. Melakukan promosi
  2. Merekrut volunteer
  3. Games
  4. Transport
  5. Entertaintment
  6. Konsumsi
  7. Logistik
    Setelah menentukan pokok2 acara yg sesuai dengan tujuan maka dibuat turunannya bagaimana, apa, kenapa, dan kapan pokok2 tersebut dilaksanakan (breakdown pokok2 acara)
    Project WBS:
  8. Pendeskripsian job desc
  9. Siapa yg bertanggung jawab
    Assign responsibility matrix:
  10. Designate responsibility individuals:
    Primary and support responsibility
  11. Associate responsibility:
    For each work item and each individual

Proyek/kepanitiaan yang dibuat dengan metode WBS akan lebih matang dan terstructure. Divisi, jobdesc, dan pertanggungjawaban ditentukan secara jelas sehingga pelaksanaan proyek/kepanitiaan dapat berjalan sesuai dengan track yang mendukung tujuan utama kepanitian tersebut.Jangan lakukan kegiatan yang diluar kegiatan yg telah dibreakdown.

Saran: bikin lagi dengan tema suatu acara sehingha bisa dibahas dengan metode wbs/gantt chart

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *